Kiinteistöliiton puhelimet ovat viime viikkoina pirisseet tiuhaan, kun taloyhtiöt ovat kysyneet ohjeita ja neuvoja EU:n uuden tietosuoja-asetuksen käytännön vaikutuksista.
Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen listasi MTV Uutisten pyynnöstä yleisimpiä tietosuoja-asetukseen liittyviä kysymyksiä, joihin taloyhtiöt ovat pyytäneet neuvoja.
Käytännössä asetus ei estä taloyhtiön asioiden hoitamista kuten tähänkin saakka, mutta se edellyttää henkilötietojen aikaisempaa varovaisempaa ja huolellisempaa käyttöä.
Tietosuoja-asetuksen punaisena lankana voidaan pitää periaatetta, että kaikkien henkilötietojen käsittelemiselle täytyy olla perusteet. Silloin, kun tietoja käsitellään, käytetään vain niitä tietoja, joiden käyttö on tarpeellista.
Miten isännöitsijän rooli muuttuu?
Taloyhtiö ylläpitää asukkaiden tietoja sisältävää rekisteriä, mutta käytännössä isännöitsijä on tietojen käsittelijä.
Jatkossa tietojen käsittelystä ja isännöitsijän roolista on sovittava taloyhtiön ja isännöitsijän kesken. Käytännössä isännöitsijän työ jatkuu kuten tähänkin saakka, velvollisuudet ja vastuut täytyy vain käydä erikseen läpi.
Mitä tietojen keruusta pitää kertoa?
Jatkossa taloyhtiön täytyy tarjota asukkaille niin kutsuttu tietosuojaseloste. Kristel Pynnösen mukaan selosteessa kerrotaan, mitä tietoja asukkaista kerätään, missä rekisterissä tieto on ja kenelle tieto luovutetaan.
Helpoin tapa toteuttaa seloste on lakimiehen mukaan esimerkiksi asiakirja, joka voidaan kysyttäessä näyttää. Toinen esimerkki on laittaa seloste näkyville esimerkiksi taloyhtiön verkkosivuille, joista sen voi halutessaan tarkistaa.
Saako taloyhtiön hallituksen jäsen pitää kotonaan esimerkiksi sähköpostilistaa asukkaista ja osakkaista?
Saa pitää. Jatkossa tietojen keräämisessä tulee olla kuitenkin aiempaa huolellisempi.